Archivzuordnung: 27.10.2026. Erstellt am 13. November 2026; rechtlicher Stand: 13. November 2026.
Die E-Rechnung betrifft auch landwirtschaftliche Unternehmen. Entscheidend ist, welche Umsätze und Vertragspartner vorliegen und ob noch eine Übergangsregelung greift. Ein PDF per E-Mail ist nicht schon deshalb eine strukturierte E-Rechnung.
Empfang und Ausstellung getrennt betrachten
Die seit 2025 geltenden Anforderungen an den Empfang sind von den Übergangsregeln für die Ausstellung zu unterscheiden. Nach den BMF-Informationen können Rechnungsaussteller bis Ende 2026 grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist grundsätzlich bis Ende 2027. Weitere Ausnahmen und Übergangsregeln, etwa für bestimmte EDI-Verfahren, müssen am konkreten Umsatz geprüft werden.
Prüfung und Archivierung im Betrieb organisieren
Bestimmen Sie ein überwachtes Empfangspostfach, Vertretung und Freigabeprozess. Strukturierte Daten müssen erhalten und prüfbar bleiben; ein Ausdruck ersetzt ihre Aufbewahrung nicht. Die technische Lesbarkeit allein belegt noch keine sachlich richtige Rechnung. Stimmen Sie Format, Buchführung und Archiv mit der steuerlichen Beratung ab. Bei Änderung einer Bankverbindung sollte zusätzlich ein verlässlicher Rückrufweg zum bekannten Geschäftspartner genutzt werden.
Vier Praxisbeispiele
Die folgenden Fälle sind fiktiv und dienen der Veranschaulichung.
Händler schickt nur einen Link
Eine Rechnung liegt in einem Lieferantenportal. Der Betrieb regelt, wer sie rechtzeitig abruft, prüft und dauerhaft archiviert; die bloße Benachrichtigungs-E-Mail reicht für diesen Ablauf nicht aus.
PDF wird als E-Rechnung bezeichnet
Ein Lohnunternehmer erhält eine gewöhnliche PDF-Datei. Er prüft, ob eine Übergangsregelung ihre Verwendung noch erlaubt, und unterscheidet dies von einem strukturierten Rechnungsformat.
Umsatzgrenze wird überschritten
Ein Betrieb erzielt 2026 höhere Erlöse. Für die Rechnungsstellung 2027 wird geprüft, ob die umsatzabhängige Übergangsregel noch greift; die bisherige Handhabung wird nicht automatisch fortgeführt.
Vertretung in der Erntezeit
Die zuständige Bürokraft ist abwesend. Eine benannte Vertretung überwacht Eingang und Freigabe, damit Rechnungen mit Zahlungsfristen nicht ungelesen im gemeinsamen Postfach bleiben.
Unterlagen für die Prüfung
Umsatzdaten des Vorjahres, bisherige Rechnungsformate, Softwarebeschreibung und Aufbewahrungsprozess helfen, den konkreten Umstellungsbedarf zu bestimmen.